Kennen Sie das? Das Telefon in der Praxis klingelt, das Wartezimmer ist voll oder Sie sind gerade in der Behandlung. Die Mitarbeiterin am Telefon ist fast pausenlos damit beschäftigt Termine zu vereinbaren oder zu ändern. Alltag in vielen Praxen in Deutschland. Und das nicht nur bei Ärzten. Therapeuten und Heilpraktiker sind gleichermaßen betroffen.

Was in vielen anderen Ländern gängig ist, dass die telefonische Erreichbarkeit oder die Terminvergabe von externen Firmen wahrgenommen werden, hält dank der Anrufannahme für Praxen von HKL auch in Deutschland Einzug.

Mit unserem Anrufannahme-Service entlasten wir Sie, ohne dass Sie extra eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter einstellen müssen.

Welche Vorteile hat es für Sie, wenn wir Behandlungstermine für Ihre Patienten vereinbaren?

• In Spitzenzeiten wird die Praxis entlastet
• Unser Service-Team erweitert Ihre telefonische Erreichbarkeit
• Wiederkehrende Aufgaben werden kompetent von uns übernommen
• Sie und Ihre Mitarbeiter konzentrieren sich voll auf Ihre Patienten
• In Krankheitsfällen kann der Telefondienst kurzfristig hinzugezogen werden
• Die Meldung erfolgt mit Ihrem Praxisnamen

Wer kann einen Telefonservice einsetzen?

Eine kleine Praxis ohne eigenes Sekretariat kann den externen Telefonservice für die Praxis einsetzen und somit generell für seine Patienten erreichbar sein. Für Einzelkämpfer und kleine Praxen ist der Telefonservice optimal.

Klassische Praxen können gezielt die Terminvergabe auslagern und die Anrufspitzen abfedern lassen. Der Telefonservice wird hier als stützendes Element eingesetzt und entlastet die eigenen Mitarbeiter. Somit arbeitet der komplette Kommunikationsapparat effektiv und die Patientenzufriedenheit wird nachhaltig gesteigert.

Große Praxen haben aufgrund der häufigen Anrufe weitere Möglichkeiten verschiedenste Aufgaben abzugeben. Mit der Terminvereinbarung im Fokus werden je nach individueller Anforderung Bereiche an den Telefonservice weitergegeben.

Grundlegend kann jede Praxis seine Telefonate an uns auslagern. Der relevante Punkt ist und bleibt, wie viele der Anrufe abschließend bearbeitet werden und welche Zielsetzung verfolgt wird.

Wie funktioniert der Telefonservice?

Sie erhalten eine einmalige Durchwahlnummer von HKL. Auf diese Nummer leiten Sie die Gespräche um. Dadurch erkennt das Telefonsystem, für welche Praxis der Anruf ist. Wir melden uns mit Ihrem Praxisnamen.

Mit dem Telefonservice sind Sie in folgenden Situationen telefonisch montags bis freitags von 08:00 h bis 18:00 h erreichbar:

• Sie sind in Behandlung und wollen nicht durch das Telefon gestört werden.
• Das Telefon in Ihrer Praxis ist ständig besetzt. Die Patienten kommen nicht durch.
• In Krankheitsfällen oder durch Urlaub ist Ihr Telefon nicht besetzt.

Der Anruf wird mit Datum, Uhrzeit, Namen, Telefonnummer und Inhalt des Gespräches dokumentiert. Je nachdem, welche Vorgaben die Praxis hat, wird entweder:

• Ein Rückruf angeboten, sobald der Ansprechpartner aus der Behandlung ist oder der Rückruf erfolgt zu bestimmten Zeiten.
• Durch eine VPN-Verbindung über das Internet kann direkt in Ihrem Kalender der Eintrag des Termins durchgeführt werden.
• Konkrete Auskünfte, komplexe Aufgaben und selten vorkommende Vorgänge werden natürlich in der Praxis abgearbeitet.

Was kostet der Anrufannahme-Service und wie beauftrage ich ihn?

Fordern Sie dazu unser PDF-Formular an. Darin wird genau beschrieben, wie Sie unseren Service beauftragen können und wie hoch Ihre Investition ist. Bereits ab EURO 8,00 pro Tag plus EURO 1,10 für jeden Anruf können Kunden den Inbound-Service nutzen. Falls Sie Fragen haben, rufen Sie uns an oder nutzen Sie unser Kontaktformular rechts.

Detaillierte Infos zum Thema Anrufannahme für Praxen und Terminservice erhalten Sie auf unserer seperaten Website.